Партнерський проєкт
Як обрати касове обладнання?
Чотири поради для підприємців, які ще не підготувались до 1 липня
З січня 2022 року в Україні працює закон, який зобов’язує використовувати касові апарати всіх підприємців, які здійснюють розрахункові операції. Проте під час воєнного стану штрафи за його порушення не застосовувались. З 1 липня 2023-го ця пільга скасовується. Підприємці будуть зобов'язані використовувати реєстратори розрахункових операцій (РРО). Виключення — ФОП I групи та ті, хто приймає оплату виключно на розрахунковий рахунок.
Разом із компанію Смарт Каса, яка пропонує бізнесу комплексні касові рішення, ми дамо кілька порад по вибору касового обладнання для тих, хто досі не визначився з його постачальником.
1. Визначтеся з бюджетом на касове обладнання
РРО може бути трьох видів і у кожного своя ціна.
Перший — суто софтверний, який використовується на смартфоні, планшеті або ноутбуці (ПРРО). При фіскалізації чека програма через інтернет зв'язується з сервером Державної фіскальної служби України (ДФС) і надсилає його туди на зберігання. Такі програми називають онлайн-касами. Їх перевага у дешевизні. Для облаштування каси не доведеться купувати окремий пристрій. Функції касового апарату виконує софт, який навіть може бути безкоштовним — програмний РРО від ДФС. Є також рішення від комерційних розробників. Вони функціональніші, але коштують в середньому від 100 до 300 гривень на місяць за одну програмну касу.
Недолік цього варіанту в тому, що гаджети та ноутбуки не друкують чеків, до яких звикли покупці. Вони лише надсилають чеки або їх ідентифікатори на email чи месенджер. Маючи ідентифікатор, клієнт може сам переглянути чек на сайті ДФС.
Другий — суто апаратний. Такий РРО відразу після проведення операції фіскалізує та друкує чеки, які потім зберігаються в його захищеній пам'яті. Тут недолік у тому, що треба купувати або орендувати сам касовий апарат та програмне забезпечення для нього. Така каса може коштувати біля 12 000 гривень, якщо її купляти, або біля 400 гривень на місяць, якщо орендувати. Приблизно в такі ж суми обійдеться придбання або оренда POS-терміналу, який дозволяє приймати оплату банківськими картками. Додаємо сюди інше обладнання для робочого місця касира (ноутбук/моноблок, принтер чеків, сканер кодів), і в підсумку виходить, що облаштування однієї каси може обійтись підприємцю приблизно в 40 000 гривень за рік використання.
Але є і третій варіант, зручніший та вигідніший для більшості підприємців. Мова про багатофункціональний пристрій, який поєднує в собі декілька інших і дозволяє суттєво заощаджувати.
Яскравим прикладом такого комплексного рішення є пристрій від Смарт Каса, який одночасно є:
✓ Касовим апаратом
✓ Програмним РРО
✓ Банківським терміналом
✓ Принтером звичних для клієнтів чеків
✓ Сканером штрих-кодів
Тобто це вже не просто каса, а інструмент керування бізнесом, який позбавляє підприємця відразу декількох статей витрат у майбутньому: оренди банківського терміналу, РРО та касового ПЗ. Крім того, він може сам обирати банк-еквайр із найвигіднішими тарифами, а не користуватись послугами лише того, який надав термінали. І відповідальність за роботу одного універсального пристрою несе лише одна компанія, що значно спрощує комунікацію зі службою підтримки при вирішенні технічних питань. Коштує такий пристрій 19 900 гривень. Придбавши його, на облаштуванні однієї каси підприємець заощаджує понад 18 000 гривень на рік. Додатково доведеться сплачувати лише за онлайн-кабінет — 190 грн на місяць.
Коштує такий пристрій 19 900 гривень. Придбавши його, на облаштуванні однієї каси підприємець заощаджує понад 18 000 гривень на рік. Додатково доведеться сплачувати лише за онлайн-кабінет — 190 грн на місяць.
2. Визначтеся, наскільки
мобільним має бути ваш бізнес
Є каси, які створені для стаціонарної роботи. Вони громіздкі, їм потрібно постійне живлення від електромережі та дротове з’єднання з інтернетом. Такі пристрої здатні впоратись із великим потоком покупців і можуть бути цілком виправданим рішенням для стаціонарної торгової точки.
Якщо ж бізнес передбачає часті виїзди до клієнтів (наприклад, доставка їжі, ремонт техніки на дому, клінінг тощо), то тут бажано б мати мобільний термінал із РРО. По-перше, так покупець зможе розрахуватися банківською карткою, що в наш час дуже важливо і є проявом клієнтоорієнтованості підприємця. Адже людей, які майже не використовують готівку, з кожним днем стає все більше. По-друге, клієнт на місці може отримати чек, що для багатьох також важливо при купівлі товарів та послуг.
Єдине в Україні комплексне рішення 5 в 1 для підприємців, всі складові якого розроблені однією компанією, — Смарт Каса. Пристрій досить легкий (важить лише 500 грамів) та компактний. Вбудований акумулятор забезпечує автономність, а підзаряджати його можна навіть від автомобільного прикурювача. Це продукт української компанії, який пройшов всі види сертифікацій платіжних систем.
3. Визначтеся, чи потрібна вам система обліку та аналітики
Одна справа, якщо у підприємця невелика торгова точка та асортимент товару, який складається з декількох позицій. Тоді облік товарів можна вести навіть у Excel. Інша - коли точок декілька, а товарних позицій сотні. В такому разі необхідна система обліку товарів та продажів. Відповідних систем вистачає, але більшість - платні. Є й безкоштовні версії, але, зазвичай, вони мають обмежений функціонал. Крім того, систему товарообліку ще потрібно поєднати з самими касами.
Втім, є зручніше рішення — придбати каси з вже інтегрованою власною системою обліку, як це реалізовано у Смарт Каса. Завдяки цій системі можна наочно бачити структуру продажів та покращити ККД бізнесу. Вона має гнучкі налаштування, які дають можливість отримувати багато корисної для аналізу інформації: бачити найпопулярніші товари, середній чек, відкриття/закриття змін касирів та багато іншого. Це дозволяє ефективніше використовувати обігові кошти, замовляти саме ті товарі, які є найзатребуванішими,, і таким чином зменшувати залишки на складах.
Якщо функціоналу раптом буде замало, то система від Смарт Каси має відкрите API для збільшення її можливостей.
4. Запитайте про розстрочку
Один касовий апарат у середньому коштує біля 12 000 гривень. Ця сума потроїться, якщо додати до нього POS-термінал та інші касові пристрої: сканер штрих-кодів, принтер чеків, монітор або планшет. Не всі підприємці можуть дозволити собі покупку потрібного обладнання в потрібній кількості і відразу. Однак, із 1 липня 2023 року воно буде потрібне, інакше - є ризик нарватися на дуже неприємні штрафи.
Виходом із ситуації може стати розстрочка від постачальника касових рішень, якщо той, звичайно, готовий її надати. Досвід компанії Смарт Каса, яка надає своїм клієнтам таку можливість, свідчить про те, що сьогодні це досить популярна опція. Нею вже скористались 20 000 підприємців і з наближенням липня попит на неї лише зростає. Що не дивно, адже придбання обладнання в розстрочку значно послаблює навантаження на бюджет підприємця.
У якості компромісного варіанту може бути не купівля, а оренда касового обладнання. Але в цьому є сенс у випадку, якщо у підприємця сезонний бізнес і каса буде затребувана лише короткий період, а решту часу буде припадати пилом. Або, наприклад, якщо він не впевнений у своєму бізнес-плані і може пошкодувати про купівлю каси, якщо справа не вигорить. Тоді оренда може бути виправданою. Інакше - краще купити власне обладнання. Тим паче, якщо постачальник пропонує вигідну розстрочку.