Партнерский проект
Как выбрать кассовое оборудование?
Четыре совета для предпринимателей, которые еще не подготовились к 1 июля
С января 2022 года в Украине работает закон, который обязывает всех предпринимателей использовать кассовые аппараты, которые осуществляют расчетные операции. Однако, во время военного положения штрафы за его нарушение не применялись. С 1 июля 2023 года эта льгота отменяется. Предприниматели будут обязаны использовать регистраторы расчетных операций (РРО). Исключение — ФОП I группы и те, кто принимает оплату исключительно на расчетный счет.
Вместе с компанией Смарт Касса, которая предлагает бизнесу комплексные кассовые решения, мы дадим несколько советов по выбору кассового оборудования для тех, кто до сих пор не определился с его поставщиком.
1. Определитесь с бюджетом на кассовое оборудование
РРО может быть трех видов и у каждого своя цена.
Первый – сугубо софтверный, который используется на смартфоне, планшете или ноутбуке (ПРРО). При фискализации чека программа через интернет связывается с сервером Государственной фискальной службы Украины (ГФС) и отправляет его туда на хранение. Такие программы называют онлайн-кассами. Их преимущество в дешевизне. Для устройства кассы не придется покупать отдельное устройство. Функции кассового аппарата выполняет софт, который может быть бесплатным — программный РРО от ГФС. Существуют также решения от коммерческих разработчиков. Они более функциональные, но стоят в среднем от 100 до 300 гривен в месяц за одну программную кассу.
Недостаток этого варианта в том, что гаджеты и ноутбуки не печатают чеков, к которым привыкли покупатели. Они лишь отправляют чеки или их идентификаторы на email или мессенджер. При наличии идентификатора, клиент может сам посмотреть чек на сайте ГФС.
Второй – сугубо аппаратный. Такой РРО сразу после проведения операции фискализует и печатает чеки, которые потом сохраняются в его защищенной памяти. Здесь недостаток в том, что нужно покупать или арендовать сам кассовый аппарат и программное обеспечение для него. Такая касса может стоить около 12 000 гривен, если ее покупать, или около 400 гривен в месяц, если арендовать. Приблизительно в такие же суммы обойдется приобретение или аренда POS-терминала, который позволяет принимать оплату банковскими картами. Добавляем сюда другое оборудование для рабочего места кассира (ноутбук/моноблок, принтер чеков, сканер кодов), и в итоге получается, что обустройство одной кассы может стоить предпринимателю примерно в 40 000 гривен за год использования.
Но есть и третий вариант, более удобный и выгодный для большинства предпринимателей. Речь о многофункциональном устройстве, которое объединяет несколько других и позволяет существенно экономить.
Ярким примером такого комплексного решения является устройство от Смарт Касса, которое одновременно является:
✓ Кассовым аппаратом
✓ Программным РРО
✓ Банковским терминалом
✓ Принтером привычных для клиентов чеков
✓ Сканером штрих-кодов
То есть это уже не просто касса, а инструмент управления бизнесом, который избавляет предпринимателя сразу от нескольких статей расходов в будущем: аренды банковского терминала, РРО и кассового ПО. Кроме того, он может сам выбирать банк-эквайер с самыми выгодными тарифами, а не пользоваться услугами только того, кто предоставил терминалы. И ответственность за работу одного универсального устройства несет только одна компания, что значительно упрощает коммуникацию со службой поддержки при решении технических вопросов.
Стоит такое устройство 19 900 гривен. Покупая его, на обустройстве одной кассы предприниматель экономит более 18 000 гривен в год. Дополнительно придется платить только за онлайн-кабинет – 190 грн в месяц.
2. Определитесь, насколько мобильным должен быть ваш бизнес
Есть кассы, созданные для стационарной работы. Они громоздкие, им требуется постоянное питание от сети и проводное соединение с интернетом. Такие устройства могут справиться с большим потоком покупателей и могут быть вполне оправданным решением для стационарной торговой точки. Если же бизнес предусматривает частые выезды к клиентам (например, доставка еды, ремонт техники на дому, клининг и т.д.), то тут желательно иметь мобильный терминал с РРО. Во-первых, так покупатель сможет рассчитаться банковской картой, что в наше время очень важно и является проявлением клиентоориентированности предпринимателя. Ведь людей, которые почти не используют наличные деньги, с каждым днем становится все больше. Во-вторых, клиент на месте может получить чек, что для многих тоже важно при покупке товаров и услуг.
Единственное в Украине комплексное решение 5 в 1 для предпринимателей, все составляющие которого разработаны одной компанией, – Смарт Касса. Устройство достаточно легкое (весит всего 500 грамм) и компактное. Встроенный аккумулятор обеспечивает автономность, а подзаряжать его можно даже от автомобильного прикуривателя. Это продукт украинской компании, который прошел все виды сертификаций платежных систем.
3. Определитесь, нужна ли вам система учета и аналитики
Одно дело, если у предпринимателя небольшая торговая точка и ассортимент товара, который состоит из нескольких позиций. Тогда учет товаров можно вести даже в Excel. Другое – когда точек несколько, а товарных позиций сотни. В этом случае необходима система учета товаров и продаж. Соответствующих систем хватает, но большинство - платные. Есть и бесплатные версии, но у них, как правило, ограниченный функционал. Кроме того, систему товароучета еще предстоит совместить с самими кассами.
Впрочем, есть более удобное решение – купить кассы с уже интегрированной собственной системой учета, как это реализовано у Смарт Касса. Благодаря этой системе можно наглядно видеть структуру продаж и улучшить КПД бизнеса. У нее гибкие настройки, которые позволяют получать много полезной для анализа информации: видеть самые популярные товары, средний чек, открытие/закрытие смен кассиров и многое другое. Это позволяет эффективнее использовать оборотные средства, заказывать именно те самые востребованные товары, и таким образом уменьшать остатки на складах.
Если функционала вдруг будет мало, то у системы от Смарт Кассы есть открытый API для увеличения ее возможностей.
4. Спросите о рассрочке
Один кассовый аппарат в среднем стоит около 12 000 гривен. Эта сумма вырастет в 3 раза, если добавить к нему POS-терминал и другие кассовые устройства: сканер штрих-кодов, принтер чеков, монитор или планшет. Не все предприниматели могут позволить себе покупку нужного оборудования в нужном количестве и сразу. Однако, с 1 июля 2023 года оно потребуется, в противном случае - есть риск нарваться на очень неприятные штрафы.
Выходом из ситуации может стать рассрочка от поставщика кассовых решений, если тот, конечно, готов ее предоставить. Опыт компании Смарт Касса, которая предоставляет своим клиентам такую возможность, свидетельствует о том, что сегодня это достаточно популярная опция. Нею уже воспользовались 20 000 предпринимателей и с приближением июля спрос на нее только растет. Что не удивительно, ведь приобретение оборудования в рассрочку значительно ослабляет нагрузку на бюджет предпринимателя.
В качестве компромиссного варианта может быть не покупка, а аренда кассового оборудования. Но в этом есть смысл в том случае, если у предпринимателя сезонный бизнес и касса будет нужна лишь на короткий период, а остальное время будет пылиться. Или, например, если он не уверен в своем бизнес-плане и может пожалеть о покупке кассы, если дело не выгорит. Тогда аренда может быть оправданной. В противном случае – лучше купить собственное оборудование. Тем более, если поставщик предлагает выгодную рассрочку.